Exact Globe+

Het genereren en (gedeeltelijk) laten vrijvallen van OHW voor projecten met de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten'

Introductie

Wanneer kosten gemaakt worden en de gerelateerde opbrengsten worden geboekt in een andere financiële rapportageperiode, dan zullen de kosten geregistreerd moeten worden op de balans. Alleen wanneer direct gerelateerde opbrengsten geregistreerd zijn op de balans, kan een proportioneel bedrag van kosten en opbrengsten verplaatst worden van de balans naar de winst en verliesrekening.

In bepaalde situaties is het wenselijk om het onderhanden werk van kosten en opbrengsten op aparte grootboekrekeningen te registeren. Daarnaast kan het wenselijk zijn hierbij onderscheid te maken tussen het gebruikte project, artikel, kostenplaats en kostendrager.

Om aan deze behoefte te kunnen voldoen kunt u gebruik maken van de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten'. Met deze methode kunt u de onderhanden werk kosten en opbrengsten op de balansrekeningen boeken. Wanneer het project is afgehandeld kunt u het onderhanden werk kosten en opbrengsten laten vrijvallen en wordt het weer teruggeboekt op de winst en verlies rekeningen.

Naast het onderscheid tussen de kosten en opbrengsten die op aparte grootboekrekeningen worden geboekt, biedt deze onderhanden werk methode ook detailinformatie met betrekking tot de gebruikte kostenplaatsen en kostendragers.

In tegenstelling tot de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten overboeken' maakt deze onderhanden werk methode geen gebruik van de tussenrekeningen 'Overboeken opbrengst naar OHW' en 'Overboeken kosten naar OHW'. Dit betekent dat bij het genereren van het onderhanden werk de kosten en opbrengsten van de oorspronkelijke omzet/kosten rekeningen worden afgeboekt en worden opgeboekt op de balansrekeningen 'Omzet OHW' en 'Kosten OHW'. Hierdoor is er meer duidelijkheid in de werkelijke kosten, opbrengsten en onderhandenwerk.

Opmerking: Deze onderhanden werk methode is alléén beschikbaar in Exact Globe Next en niet in Exact Synergy (Enterprise). Wanneer u tevens met Exact Synergy (Enterprise) werkt en u gebruikt deze onderhanden werk methode dient u de projecten in Exact Globe Next te onderhouden en niet in Exact (Synergy) Enterprise.
 

Uitleg

Om gebruik te maken van de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten' dient u in de projectinstellingen in de sectie 'OHW kosten en opbrengsten overboeken' de betreffende grootboekrekeningen te koppelen. Daarnaast dient u over projecten te beschikken waarbij deze onderhanden werk methode is geselecteerd. 

Het volgende is van toepassing voor het genereren en volledig vrijvallen van het onderhanden werk van projecten met de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten':

• Om een overzicht te tonen van projecten met te genereren onderhanden werk, of projecten waarvan u het onderhanden werk volledig wilt laten vrijvallen, dient u er voor te zorgen dat de rekeningen in de sectie 'OHW kosten en opbrengsten overboeken' van de projectinstellingen gevuld zijn. Tevens dient u in het selectiescherm voor het genereren van het onderhanden werk, de optie 'OHW kosten en opbrengsten' te selecteren maar 'Gedeeltelijk vrijvallen' uit te vinken. Het overzicht toont de informatie ongeacht de mutatiedatum of rapportagedatum.
• In het overzicht voor het genereren van het onderhanden werk zijn de kolommen 'Omzet OHW', 'Kosten OHW' beschikbaar. Middels de kolominstellingen kunt u zelf aangeven of deze kolommen getoond dienen te worden. In deze kolommen wordt dezelfde informatie getoond als op het tabblad 'Basis' in de sectie 'Financieel' van het onderhoud van het project.
• De werkwijze voor het genereren van het onderhanden werk is als volgt:
  • De boeking voor het onderhanden werk wordt gegenereerd met dezelfde datum als de oorspronkelijke boeking, en wordt gegroepeerd per project, artikel, kostenplaats en kostendrager.
  • U kunt onderhanden werk boekingen genereren voor alle handmatige kosten of omzetboekingen in het inkoop-, kas-, verkoop-, en memoriaaldagboek. Handmatige onderhanden werk boekingen worden echter uitgesloten.
  • Wanneer het kostenbedrag 0,- betreft wordt er geen onderhanden werk gegenereerd.
  • Voor de boeking voor het onderhanden werk wordt voor iedere combinatie projectcode, mutatiedatum, rapportagedatum, artikel, kostenplaats en kostendrager een aparte boeking aangemaakt.
  • De onderhanden werk boekingen kunnen alleen worden aangemaakt wanneer het dagboek van de kosten- of opbrengstboeking en het dagboek voor de onderhanden werk boeking in een open periode vallen.
  • Wanneer de oorspronkelijke boeking wordt aangepast dan wordt bij het opnieuw genereren van het onderhanden, de gerelateerde onderhanden werk boeking verwijderd en wordt er een nieuwe aangemaakt met de meest recente gegevens.
• De werkwijze voor het volledig vrijvallen van het onderhanden is als volgt:
  • Het vrijvallen van het onderhanden werk is het proces van het erkennen van de werkelijke kosten en omzet. Tijdens het vrijvallen wordt het de boekingen die bij het genereren van het onderhanden werk zijn gegenereerd tegen geboekt.
  • Het vrijvallen van het onderhanden werk is gebaseerd op de afgehandelde contractmethode. De boeking van het vrijvallen van het onderhanden werk wordt aangemaakt op de datum die u bij het vrijvallen opgeeft en betreft altijd een percentage gereed van 100%.
  • Er wordt niet gecontroleerd of de betreffende boeking is verwerkt
  • De vrijgevallen OHW boekingen worden aangemaakt in het dagboek dat u selecteert bij het laten vrijvallen.
  • Voor de boeking voor het onderhanden werk wordt voor iedere combinatie projectcode, artikel, kostenplaats en kostendrager een aparte boeking aangemaakt voor het totaal bedrag aan kosten of omzet.
  • Handmatige onderhanden werk boekingen die u heeft aangemaakt worden niet meegenomen bij het vrijvallen van het onderhanden werk.
  • Wanneer u bij de bank, kas, BTW, debiteuren en crediteuren grootboekrekeningen heeft aangegeven dat kostenplaatsen en kostendragers verplicht zijn, kunnen de boekingen alleen worden vrijgevallen wanneer deze informatie ook aanwezig is.

Projecten met de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten' kunt u ook gedeeltelijk vrijgeven:

• Om een overzicht te tonen van projecten waarvan u het onderhanden werk gedeeltelijk wilt laten vrijvallen, dient u er voor te zorgen dat de rekeningen in de sectie 'Invoer' van de projectinstellingen gevuld zijn. Tevens dient u in het selectiescherm voor het genereren van het onderhanden werk, de optie 'OHW kosten en opbrengsten' en 'Gedeeltelijk vrijvallen' aan te vinken. Het overzicht toont de informatie ongeacht de mutatiedatum of rapportagedatum.
• Wanneer het onderhanden werk is gegenereerd voor een project kunt u kunt een bedrag opgeven dat gedeeltelijk vrijgevallen dient te worden.
• De boeking voor het gedeeltelijk vrijvallen van het onderhanden werk wordt gegenereerd op rekeningen die u in de sectie 'Invoer' van de projectinstellingen heeft gedefinieerd.
• Wanneer u bij de bank, kas, BTW, debiteuren en crediteuren grootboekrekeningen heeft aangegeven dat kostenplaatsen en kostendragers verplicht zijn, kunnen de boekingen alleen worden vrijgevallen wanneer deze informatie ook aanwezig is.

De boekingen

Aan de hand van een voorbeeld wordt verder verduidelijkt welke boekingen worden aangemaakt bij het genereren en vrijvallen van het onderhanden werk met de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten'.

In dit voorbeeld zijn er twee projecten Project A en Project B, daarnaast zijn er twee artikelen Artikel-A en Artikel-B. In de projectinstellingen zijn de volgende grootboekrekeningen gekoppeld:

• Onderhanden werk (Wijzigen): 1910
• Onderhanden werk (Saldo): 0105
• Omzet OHW: 5101
• Kosten OHW: 5102

In de administratie zijn de volgende kosten en omzetregels zijn geboekt:

Om dit voorbeeld eenvoudig te houden is hier bij iedere boeking dezelfde kostenplaats en kostendrager gebruikt. Wanneer u verschillende kostenplaatsen en kostendragers gebruikt in de kosten/omzetboekingen, dan worden de onderhanden werk boekingen nog verder uitgesplitst en is er een regel voor iedere combinatie van datum/rapportagedatum, project, artikel, kostenplaats en kostendrager. 

Genereren onderhanden werk
Bij het genereren van het onderhanden werk worden de volgende boekingen gegenereerd:

Zoals u kunt zien worden voor de gegenereerde boekingen dezelfde datums gebruikt als de oorspronkelijke boekingen. Bij het genereren van het onderhanden werk zijn de kosten/omzetrekeningen uit de oorspronkelijke boeking gebruikt met als tegenrekening de grootboekrekeningen uit de sectie 'OHW kosten en opbrengsten' uit de projectinstellingen gebruikt.

Tevens kunt u zien dat de gegevens zijn gegroepeerd per project, artikel, kostenplaats en kostendrager. De gegevens waarbij de datum niet gelijk is zijn niet gegroepeerd. Omdat de oorspronkelijke datum wordt aangehouden zijn hiervoor aparte boekingen gegenereerd.

Het onderhanden werk voor de eerste drie kostenregels zijn opgenomen in de boeking met boekstuknummer 26. Hier zijn de eerste twee regels gegroepeerd omdat hierin hetzelfde project, artikel, kostenplaats en kostendrager is gebruikt. De derde regel heeft weliswaar dezelfde datum maar een ander artikel. Daarom is hiervoor een aparte boekingsregel aanwezig.

De vierde en vijfde regels (de omzetregels) betreft omzet. Hiervoor is een aparte onderhanden werk boeking (boekstuknummer 29) voor gegenereerd. Aangezien beide omzetregels geboekt zijn op een aparte grootboekrekening zijn deze regels niet gegroepeerd.

De zesde, zevende en achtste kostenregels hebben allemaal een andere datum, dus zijn hier aparte onderhanden werk boekingen (boekstuknummers 27, 28 en 30) gegenereerd. Bovendien zijn in deze regels ook andere projecten en artikelen aanwezig.

Wanneer alle kosten en omzetregels dezelfde datum hebben dan zouden er in dit voorbeeld drie boekingen zijn gegenereerd, een boeking voor het onderhanden werk omzet van project A, een boeking voor het onderhanden werk kosten van project A, en een boeking voor het onderhanden werk kosten van project B. Die drie boekingen zouden dan wel verder zijn opgesplitst in meerdere regels per grootboekrekening, artikel, kostenplaats en kostendrager. 

Gedeeltelijk vrijgeven onderhanden werk
Wanneer het onderhanden werk gedeeltelijk wordt vrijgegeven wordt de volgende boeking gegenereerd. In dit voorbeeld wordt er voor project A een bedrag van 50 vrijgegeven op 26-2.

Bij het vrijvallen wordt de datum gebruikt die bij het vrijvallen is opgegeven. Dit betreft in dit voorbeeld 26-2. Verder wordt bij het gedeeltelijk vrijgeven de grootboekrekeningen uit de sectie 'Invoer' van de projectinstellingen gebruikt. Het artikel, kostenplaats, kostendrager en aantal wordt niet gevuld in deze boeking.

Volledig vrijvallen onderhanden werk
Wanneer het onderhanden werk volledig wordt vrijgevallen dan worden de volgende boekingen gegenereerd. In dit voorbeeld wordt het onderhanden werk voor project A en B volledig vrijgegeven.

Bij het vrijvallen worden de boekingen die bij het genereren van het onderhanden werk zijn gegenereerd, tegengeboekt. Bij het vrijvallen wordt de datum gebruikt die bij het vrijvallen is opgegeven. Dit betreft in dit voorbeeld 26-2. Verder worden de gegevens gegroepeerd per project, grootboekrekening, artikel, kostenplaats en kostendrager.

Bij het afhandelen van het project waarvoor onderhanden werk is gegenereerd worden de onderhanden werk kosten en onderhanden werk omzet boekingen automatisch vrij gevallen. Deze boeking wordt aangemaakt op de ingegeven einddatum van het project. Bij het afhandelen verschijnt de melding "boekingen onderhanden werk vrijgeven". Door deze vraag met 'Ja' te beantwoorden wordt het project afgehandeld en valt het onderhanden werk vrij. Kiest u voor 'Nee', dan krijgt het project wel de status afgehandeld, maar dient u het onderhanden werk nog vrij te laten vallen via [Projecten, Projecten, Onderhanden werk].

Gerelateerde onderwerpen

• Onderhanden werk genereren
• Onderhanden werk
• Onderhanden werk (OHW) in een project administratie
• Het automatisch genereren van OHW via een Scheduled task
• Het genereren en (gedeeltelijk) laten vrijvallen van OHW voor projecten met de onderhanden werk methode 'OHW kosten en opbrengsten overboeken'